Lettera di incarico e preventivo del commercialista: cosa deve contenere

La lettera di incarico è il documento che mette per iscritto cosa farà il commercialista, quanto costerà e per quanto tempo. Non è una formalità: se qualcosa va storto (un servizio che pensavi incluso, un aumento improvviso, un passaggio di consegne difficile) è il testo a cui fare riferimento. Prima di firmare verifica che indichi servizi inclusi ed esclusi, compenso e modalità di pagamento, durata e recesso, trattamento dei dati e responsabilità reciproche. Questa guida ti dà una lista di controllo pratica.

Perché conviene avere tutto per iscritto

Le norme sulle professioni prevedono che il compenso sia pattuito al conferimento dell'incarico e che il cliente possa essere informato in anticipo sugli oneri prevedibili (si veda l'articolo 9 del decreto-legge 1/2012, da verificare nel testo vigente). In pratica: chiedi sempre un preventivo scritto e una lettera di incarico, anche per prestazioni semplici. Se non c'è un accordo, il compenso può essere liquidato con riferimento ai parametri ministeriali (DM 140/2012) in caso di contestazione, con il rischio di una cifra diversa da quella che immaginavi.

Per rapporti con grandi imprese o pubbliche amministrazioni esistono regole specifiche sull'equo compenso (legge 49/2023), che di norma non riguardano la singola partita IVA come cliente del commercialista.

Che cosa deve contenere

Elemento	Cosa verificare
Parti	Nome del professionista responsabile e dati dello studio, tuoi dati
Oggetto	Elenco dettagliato delle prestazioni incluse
Esclusioni	Prestazioni a pagamento a parte, con prezzo o criterio di calcolo
Compenso	Importo, base di calcolo, IVA e contributo cassa se previsti
Pagamenti	Scadenze, modalità, eventuali acconti
Durata	Durata dell'incarico e modalità di rinnovo
Recesso	Preavviso, penali, passaggio di consegne
Documenti	Chi conserva cosa, per quanto tempo e come li riottieni
Privacy	Informativa sul trattamento dei dati personali
Responsabilità	Ruoli reciproci, obblighi del cliente di consegnare in tempo
Assicurazione	Esistenza di polizza di responsabilità civile

Il compenso: come deve essere indicato

Il preventivo dovrebbe chiarire se l'importo è a canone, a prestazione o misto, se è indicato al netto o al lordo di IVA e contributo previdenziale di cassa (se applicabile), e se ci sono voci variabili legate a volumi, fatturato o numero di registrazioni. Esempio illustrativo: "canone annuo di 600 euro più IVA e contributo cassa" non è uguale a "600 euro tutto incluso": la differenza può essere di diverse decine di euro. Calcola il costo totale e il peso sui ricavi con lo strumento di incidenza.

Servizi inclusi ed esclusi

Chiedi che nell'elenco ci siano, ad esempio:

apertura e chiusura della partita IVA;
fatturazione elettronica e conservazione;
liquidazioni IVA e comunicazioni periodiche (se in regime con IVA);
dichiarazione dei redditi e dichiarazione IVA;
calcolo e predisposizione dei versamenti F24;
assistenza su avvisi bonari e controlli;
consulenza ordinaria e straordinaria;
gestione di eventuali dipendenti.

Per ciascuna voce chiedi se è inclusa, esclusa o a pagamento. Per capire il perimetro tipico leggi canone annuo: cosa comprende.

Durata, rinnovo e recesso

Verifica:

se l'incarico è annuale o a tempo indeterminato;
se si rinnova automaticamente e con quale preavviso puoi disdire;
se il prezzo può cambiare al rinnovo e con che comunicazione;
cosa succede al recesso: restituzione dei documenti, chiusura delle deleghe, ultimi adempimenti in carico allo studio;
se sono previste penali (chiedi che siano ragionevoli o assenti).

Privacy e documenti

Il professionista tratta dati personali e fiscali: deve fornirti un'informativa ai sensi del regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR). Chiedi dove vengono conservati i documenti, se sono su piattaforme di terzi e per quanto tempo restano disponibili dopo la fine dell'incarico.

Responsabilità reciproche

Il commercialista risponde della correttezza degli adempimenti che ha assunto; tu devi consegnare documenti completi e in tempo. Chiedi che sia chiaro entro quando devi inviare i documenti per le scadenze principali. Se un adempimento salta per un ritardo tuo, la responsabilità non è dello studio; se salta per errore dello studio, valgono le regole della responsabilità professionale e la polizza.

Cosa fare se il preventivo è generico

Se ricevi frasi come "assistenza fiscale completa" senza elenco, chiedi una versione dettagliata. Se lo studio rifiuta di mettere per iscritto, valuta un altro professionista. Un servizio serio non teme la chiarezza.

Un esempio di clausole da chiedere

Tra le clausole utili da far inserire ci sono: un elenco dei documenti che devi consegnare con le relative date entro cui farlo; l'impegno dello studio a segnalare le scadenze principali con un anticipo concordato; la possibilità di aggiornare il canone solo con comunicazione scritta e preavviso congruo; la disponibilità a fornire, alla cessazione, un elenco delle pratiche aperte. Non sono clausole eccezionali: sono accordi di buon senso che riducono i malintesi.

Domande frequenti

La lettera di incarico è obbligatoria?

Per il compenso è previsto che sia pattuito al conferimento dell'incarico; in pratica, avere un accordo scritto è fortemente consigliato per entrambe le parti.

Posso negoziare il compenso?

Sì, il compenso è libero. Puoi chiedere di ridurre il perimetro o di precisare il prezzo degli extra.

Posso recedere in qualsiasi momento?

Di norma sì, rispettando quanto previsto nella lettera di incarico e senza lasciare scoperti adempimenti imminenti. Verifica preavviso e penali.

Fonti

Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili — deontologia e informazioni sull'incarico professionale.
Garante per la protezione dei dati personali — informativa e diritti degli interessati.
Normattiva — decreto-legge 1/2012, DM 140/2012 e legge 49/2023.